Auto aziendale o rimborso chilometrico: cosa conviene nel 2026?

Le tre opzioni a confronto

Quando un dipendente ha esigenze di mobilità lavorativa, l'azienda può scegliere tra tre approcci principali:

1. Rimborso chilometrico: il dipendente usa la propria auto e l'azienda rimborsa i km percorsi per lavoro secondo un tariffario. Il veicolo rimane di proprietà del lavoratore, che sostiene i costi di gestione.

2. Auto aziendale in proprietà o leasing: l'azienda acquista o finanzia il veicolo, che entra a far parte del parco auto aziendale. Il dipendente può usarlo solo per lavoro (auto di servizio) o anche per uso personale (uso promiscuo).

3. Auto aziendale in noleggio a lungo termine (NLT): struttura simile all'acquisto dal punto di vista dell'assegnazione al dipendente, ma con un canone mensile all-inclusive che include assicurazione, manutenzione, bollo e altri servizi. Il veicolo si restituisce a fine contratto.

La scelta tra queste opzioni non è solo economica: riguarda anche la complessità amministrativa, la flessibilità nel tempo e le aspettative del dipendente.

Come funziona il rimborso chilometrico

Il rimborso chilometrico è la modalità più semplice da attivare: il dipendente usa il proprio veicolo per le trasferte di lavoro e l'azienda lo rimborsa in base ai chilometri percorsi.

Il riferimento normativo è costituito dalle tabelle ACI, pubblicate ogni anno dall'Automobile Club d'Italia e differenziate per modello, motorizzazione e fascia di percorrenza. Queste tabelle stimano il costo chilometrico di esercizio di ciascun veicolo.

Trattamento fiscale del rimborso chilometrico:

La distinzione rilevante riguarda il rapporto tra il rimborso riconosciuto e il valore ACI per il veicolo del dipendente:

- Entro il limite ACI: il rimborso è deducibile per l'azienda e non concorre al reddito imponibile del dipendente; - Oltre il limite ACI: l'eccedenza è deducibile per l'azienda, ma costituisce reddito tassabile per il dipendente.

Questo rende il rimborso chilometrico vantaggioso quando il dipendente percorre km limitati con un'auto di categoria normale, poiché il rimborso rimane entro il valore ACI. Quando i percorsi aumentano o l'auto è di fascia alta, il costo per l'azienda cresce proporzionalmente.

Attenzione: le tabelle ACI di riferimento per il rimborso riguardano il veicolo del dipendente — non sono le stesse tabelle ACI usate per calcolare il fringe benefit dell'auto aziendale, anche se provengono dalla stessa fonte.

Auto di servizio e auto in uso promiscuo: la distinzione che cambia tutto

Quando l'azienda decide di mettere a disposizione un'auto propria (acquistata, in leasing o in NLT), la prima distinzione rilevante è tra due modalità di utilizzo molto diverse.

Auto di servizio (uso esclusivamente lavorativo) Il veicolo è usato esclusivamente per l'attività lavorativa: trasferte, consegne, visite clienti. Non è nella disponibilità del dipendente al di fuori dell'orario di lavoro. In questo caso non si configura il fringe benefit per il dipendente.

Auto in uso promiscuo Il veicolo è assegnato al dipendente ed è nella sua disponibilità anche per uso personale: fine settimana, spostamenti privati, esigenze familiari. Anche se il dipendente la usa prevalentemente per lavoro, la sola disponibilità per uso personale è sufficiente a far scattare il fringe benefit.

Questa distinzione è centrale perché determina il trattamento fiscale sia per il dipendente (fringe benefit) sia per l'azienda (percentuale di deducibilità del canone). Per una panoramica completa sul fringe benefit auto, consulta la guida dedicata.

Fringe benefit: cosa deve sapere l'azienda

Quando un'auto aziendale è assegnata in uso promiscuo a un dipendente, si genera un fringe benefit: un valore convenzionale che concorre al reddito imponibile del lavoratore ai fini IRPEF.

Il calcolo si basa su una percorrenza convenzionale di 15.000 km/anno applicata al costo chilometrico ACI del modello specifico, con una percentuale differenziata per motorizzazione (art. 51, comma 4, lettera a) TUIR). Per i contratti stipulati dal 1° gennaio 2025:

- 50% per auto a combustione interna (benzina, diesel, GPL, metano); - 20% per ibride plug-in (PHEV); - 10% per auto elettriche a batteria (BEV).

Il fringe benefit riguarda il dipendente, non l'azienda. La deducibilità del canone NLT per l'azienda è disciplinata separatamente dall'art. 164 TUIR: per i veicoli concessi in uso promiscuo ai dipendenti per la maggior parte del periodo d'imposta, l'azienda deduce il 70% del canone.

I due meccanismi sono indipendenti e non si sommano. Per una spiegazione dettagliata del calcolo e delle regole transitorie, vedi la guida sul fringe benefit auto aziendale e NLT.

Rimborso chilometrico vs auto aziendale: confronto per l'azienda

Un confronto tra le tre opzioni principali su alcuni fattori chiave per una PMI:

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  Proprietà del veicolo — Rimborso chilometrico: del dipendente. Auto acquistata: dell'azienda. NLT: del noleggiatore, uso all'azienda
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  Costo mensile prevedibile — Rimborso: variabile in base ai km effettivi. Acquisto: variabile (manutenzione, riparazioni). NLT: canone fisso all-inclusive
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  Gestione amministrativa — Rimborso: nota spese e verifica percorsi. Acquisto/leasing: assicurazione, bollo, tagliandi, rivendita. NLT: quasi tutto gestito dal noleggiatore
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  Fringe benefit per il dipendente — Rimborso: non si applica. Auto di servizio: non si applica. Auto in uso promiscuo (acquisto o NLT): sì, secondo tabelle ACI
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  Rischio svalutazione — Rimborso: a carico del dipendente. Acquisto: a carico dell'azienda. NLT: a carico del noleggiatore
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  Attrattività per il dipendente — Rimborso: neutro (compensa i costi ma non aggiunge benefit). Auto aziendale in uso promiscuo: benefit percepito, soggetto a fringe benefit
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  Flessibilità di rinnovo — Rimborso: massima (nessun vincolo su veicoli). Acquisto: bassa (dipende dalla vendita dell'usato). NLT: pianificabile a scadenza contratto

L'impatto dei chilometri: un fattore da analizzare caso per caso

I chilometri percorsi influenzano la convenienza delle diverse soluzioni in modi diversi e non sempre intuitivi.

Nel rimborso chilometrico, il costo per l'azienda cresce linearmente con i km: più il dipendente percorre, maggiore è l'esborso. Sopra una certa soglia — che varia in base al modello di auto del dipendente e al valore ACI di riferimento — il rimborso potrebbe superare il costo di un'auto aziendale con canone fisso.

Nel NLT, la percorrenza è contrattualizzata all'inizio: si stabilisce un numero di km annui e il canone è calcolato su quella base. Un sottoutilizzo non genera risparmio; un sovrautilizzo genera costi aggiuntivi per i km eccedenti. Questo rende il NLT vantaggioso quando la percorrenza è prevedibile e stabile.

Con l'auto aziendale acquistata, i costi di manutenzione crescono con i km e con l'anzianità del veicolo, in modo meno prevedibile.

Non esiste una soglia universale di km oltre la quale una soluzione è sempre preferibile. La valutazione dipende da: modello di auto, percorso tipico (autostrada vs urbano), frequenza di sostituzione prevista, numero di dipendenti coinvolti, e dalla struttura fiscale specifica dell'azienda. Una stima caso per caso — anche approssimativa — è sempre più utile di una regola generale.

Quando il NLT può essere una soluzione adatta per le aziende

Il noleggio a lungo termine non è la risposta giusta in assoluto, ma risponde bene a specifiche esigenze aziendali:

Prevedibilità dei costi: il canone mensile copre assicurazione, manutenzione ordinaria e straordinaria, bollo, assistenza stradale e pneumatici. I costi operativi diventano fissi e pianificabili.

Riduzione del carico amministrativo: l'azienda non gestisce rinnovi assicurativi, prenotazioni di officina, pagamenti del bollo o ricerca di acquirenti all'atto della sostituzione.

Nessun rischio di svalutazione: a scadenza del contratto il veicolo si restituisce. Il rischio di mercato sull'usato rimane al noleggiatore.

Rinnovo pianificabile: ogni 3–4 anni l'azienda può aggiornare il parco auto a modelli più recenti, con tecnologie più efficienti e potenzialmente più favorevoli dal punto di vista del fringe benefit per il dipendente.

Scalabilità: aggiungere un secondo o terzo veicolo alla flotta è più semplice quando i contratti sono standardizzati.

Il NLT non è vantaggioso per aziende che percorrono pochissimi km l'anno (il canone è fisso indipendentemente dall'utilizzo) o che hanno liquidità disponibile e preferiscono la proprietà del mezzo nel lungo periodo. FleetMB può aiutarti a confrontare un'opzione NLT coerente con la percorrenza, l'utilizzo e il budget della tua azienda.

Cosa valutare prima di scegliere: una checklist per la PMI

Prima di decidere tra rimborso chilometrico, auto aziendale acquistata e NLT, è utile raccogliere alcune informazioni di base:

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  Percorrenza annua stimata per dipendente — Km totali e suddivisione tra trasferte lavorative e uso personale (se previsto)
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  Utilizzo del mezzo — Solo per lavoro (auto di servizio) o anche per uso personale del dipendente (uso promiscuo)?
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  Numero di veicoli coinvolti — Un solo veicolo o più? Con più veicoli la semplificazione amministrativa del NLT diventa più rilevante
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  Tipo di percorso — Autostrada, extraurbano o prevalentemente urbano: incide sul costo di esercizio e sull'usura del veicolo
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  Disponibilità di liquidità aziendale — L'acquisto immobilizza capitale; il NLT è un costo operativo mensile; il rimborso segue i km effettivi
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  Aspettative del dipendente — Un'auto aziendale in uso promiscuo è percepita come benefit; il rimborso è visto come compensazione di un costo, non come vantaggio
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  Situazione fiscale dell'azienda — Impatto della deducibilità del canone e del fringe benefit sulla posizione fiscale complessiva: da valutare con il commercialista
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  Percorsi di ricarica disponibili — Se si valuta un'auto elettrica o ibrida plug-in, verificare la disponibilità di ricarica in sede e nelle destinazioni abituali

Nota fiscale e disclaimer

Le informazioni contenute in questa guida hanno scopo orientativo e fanno riferimento alla normativa vigente alla data di aggiornamento. In particolare:

- Art. 51, comma 4, lettera a) TUIR (DPR 917/86): disciplina del fringe benefit auto; - Art. 164 TUIR (DPR 917/86): deducibilità dei costi dei veicoli per le imprese; - Tabelle ACI: pubblicate annualmente per il rimborso chilometrico e per il calcolo del fringe benefit (su basi diverse).

Il trattamento fiscale del rimborso chilometrico e dell'auto aziendale dipende da numerosi fattori specifici: tipo di contratto, profilo del dipendente, struttura societaria, utilizzo effettivo del mezzo. Queste variabili rendono impossibile indicare una soluzione universalmente conveniente.

Prima di prendere qualsiasi decisione in merito alla gestione della mobilità aziendale, è opportuno verificare il caso concreto con il proprio commercialista o consulente fiscale, che potrà valutare l'impatto complessivo sulla posizione fiscale dell'azienda e del dipendente.

Domande frequenti